Zacznij od listy pracy, nie od listy narzędzi
Przez tydzień zapisuj czynności wykonywane cyklicznie: przyjmowanie zapytań, przepisywanie dokumentów, tworzenie ofert, aktualizowanie statusów, raportowanie i wysyłanie powiadomień. Przy każdej zanotuj częstotliwość, czas, liczbę osób oraz typowe wyjątki.
Taki rejestr pokazuje procesy, które faktycznie zużywają zasoby. Pomija za to atrakcyjne technologicznie pomysły, które nie rozwiązują istotnego kosztu.
Oceń kandydatów w czterech wymiarach
W pierwszej ocenie nie potrzebujesz skomplikowanego modelu. Wystarczy skala od 1 do 5 i konsekwentne kryteria.
- częstotliwość — jak często praca wraca
- czas i koszt — ile łącznie pochłania w miesiącu
- stabilność — czy wejścia, reguły i rezultat są przewidywalne
- ryzyko — jaki jest koszt pomyłki i czy wyjątek wymaga decyzji człowieka
Nie automatyzuj chaosu
Jeżeli każdy pracownik wykonuje czynność inaczej, a rezultat nie ma jasnej definicji, automatyzacja utrwali problem. Najpierw trzeba uprościć i uzgodnić proces. Dopiero później wybrać fragmenty, w których system może przejąć powtarzalne kroki.
Dobrą granicą jest pozostawienie człowiekowi decyzji i obsługi nietypowych sytuacji, a przekazanie maszynie przenoszenia danych, kontroli kompletności, generowania dokumentu lub wysyłania ustalonego powiadomienia.
Policz zwrot w przedziale, nie jako jedną pewną liczbę
Rzadko udaje się odzyskać 100% czasu. Należy uwzględnić kontrolę, wyjątki, utrzymanie i okres wdrożenia. Dlatego sensownie jest policzyć wariant ostrożny, realistyczny i optymistyczny.
Koszt wdrożenia porównaj z roczną wartością możliwego do odzyskania czasu oraz unikniętym ryzykiem. Jeśli wynik pozostaje dobry nawet w wariancie ostrożnym, kandydat zasługuje na dokładniejszą analizę.
Zacznij od małego, mierzalnego odcinka
Pierwsze wdrożenie powinno mieć krótki przepływ, widoczny rezultat i łatwy powrót do pracy ręcznej. Zmierz stan przed uruchomieniem, a po wdrożeniu sprawdź czas obsługi, liczbę wyjątków i błędów. Dopiero te dane uzasadniają rozszerzanie automatyzacji.