Podstawowy wzór
Roczny czas to czas jednej czynności pomnożony przez liczbę wykonań dziennie, dni robocze i liczbę osób. Po podzieleniu minut przez 60 otrzymujesz godziny, które można pomnożyć przez pełny koszt godziny pracy.
Pełny koszt godziny to nie tylko wynagrodzenie netto. W zależności od celu analizy może obejmować koszt pracodawcy, stanowisko, nadzór i inne koszty przypisane do pracy. Ważne, aby definicja była jawna i używana konsekwentnie.
Dodaj koszt przełączeń i poprawek
Samo wpisywanie danych bywa tylko częścią kosztu. Dochodzi odnalezienie wiadomości, otwarcie kilku plików, sprawdzenie kompletności, poprawienie literówki i uzgodnienie rozbieżności. Najlepiej zmierzyć cały odcinek od otrzymania informacji do poprawnego zapisu w miejscu docelowym.
Odzyskany czas nie zawsze oznacza oszczędność gotówki
Jeśli pracownik odzyska pięć godzin miesięcznie, firma niekoniecznie zmniejszy koszty wynagrodzeń. Może jednak obsłużyć więcej zleceń, szybciej odpowiadać klientom albo poświęcić czas na pracę o większej wartości.
Dlatego wynik kalkulatora nazywamy wartością odzyskanego czasu. Decyzja inwestycyjna powinna wskazywać, do czego ten czas zostanie wykorzystany i czy rzeczywiście ma alternatywną wartość.
Załóż częściową automatyzację
Procesy zawierają wyjątki, kontrolę i sytuacje wymagające oceny. Zamiast obiecywać pełne wyeliminowanie pracy, przyjmij ostrożny procent możliwej automatyzacji. Dla decyzji warto porównać kilka wariantów i doliczyć utrzymanie rozwiązania.
Co zrobić z wynikiem
Jeśli roczny koszt jest niewielki, pozostawienie procesu bez zmian może być najlepszą decyzją. Jeśli jest znaczący, opisz źródła danych, reguły, wyjątki i rezultat. Dopiero wtedy można oszacować koszt rozwiązania oraz uczciwie porównać go z dalszą pracą ręczną.