Ustal, co dokładnie chcesz porównać
Rentowność można liczyć dla rodzaju usługi, konkretnego zlecenia, klienta albo kanału sprzedaży. Te poziomy odpowiadają na inne pytania. Mieszanie ich prowadzi do wniosków, których nie da się wykorzystać.
Na początku wybierz jednostkę porównania i okres. Następnie zdefiniuj przychód oraz koszty w taki sam sposób dla wszystkich analizowanych pozycji.
Nie pomijaj czasu pracy
W firmie usługowej czas bywa głównym zasobem. Sama wartość faktury nie pokazuje, ile godzin przeznaczono na wykonanie, przygotowanie, kontakt z klientem, poprawki i rozliczenie.
Jeżeli ewidencja czasu nie istnieje, można rozpocząć od krótkiego pomiaru na reprezentatywnych zleceniach. Ważniejsze od pozornej dokładności jest stosowanie tej samej metody i jawne wskazanie ograniczeń.
Rozdziel koszty bezpośrednie i wspólne
Koszty bezpośrednie można przypisać do usługi: pracę wykonawcy, materiały, podwykonawcę, dojazd lub opłatę transakcyjną. Koszty wspólne — administrację, lokal, narzędzia i sprzedaż — wymagają uzasadnionego sposobu podziału.
Nie ma jednego klucza dobrego dla każdej firmy. Można użyć czasu pracy, liczby zleceń albo udziału w przychodzie, ale przyjęta zasada powinna być zrozumiała i regularnie weryfikowana.
Patrz na marżę i wykorzystanie możliwości firmy
Usługa o dobrej marży jednostkowej może być trudna do skalowania, jeśli blokuje ograniczone stanowisko albo wymaga uwagi jednej osoby. Z kolei niższa marża może być akceptowalna, gdy proces jest przewidywalny i wykorzystuje wolne możliwości zespołu.
Dlatego analiza powinna łączyć wynik na usłudze z czasem, przepustowością i ryzykiem. Dopiero wtedy pomaga zdecydować o cenie, zakresie, kolejności zleceń lub zmianie procesu.
Zamień wynik w decyzję
Celem nie jest kolejny raport. Wynik powinien prowadzić do konkretnego wyboru: podnieść cenę, ograniczyć zakres, zmienić sposób realizacji, zrezygnować z części zleceń albo dokładniej mierzyć brakujący element.
Jeśli dane nie pozwalają jeszcze na pewny wniosek, dobrą decyzją może być zaplanowanie pomiaru. Uczciwa analiza pokazuje zarówno odpowiedź, jak i granice tego, co da się dziś stwierdzić.