Najpierw określ proces, który ma działać lepiej
Pytanie „ile kosztuje aplikacja?” bez opisu procesu przypomina pytanie o cenę remontu bez informacji o mieszkaniu. Można podać szeroki przedział, ale nie da się rzetelnie ocenić zakresu ani ryzyka.
Dobrym punktem startowym jest jeden przebieg: co rozpoczyna pracę, kto bierze w niej udział, jakie dane są potrzebne, gdzie zapada decyzja i po czym wiadomo, że sprawa została zakończona.
Pięć elementów, które najbardziej wpływają na wycenę
Dwie aplikacje z podobną liczbą ekranów mogą wymagać zupełnie innej pracy. Różnica zwykle wynika z zasad działających pod interfejsem.
- role i uprawnienia — kto może przeglądać, dodawać, zmieniać lub zatwierdzać dane
- dane początkowe — czy trzeba przenieść informacje z arkuszy i sprawdzić ich jakość
- integracje — czy aplikacja ma wymieniać dane z innym programem, pocztą lub API
- wyjątki — co ma się wydarzyć, gdy brakuje danych, operacja jest błędna albo potrzebna jest decyzja człowieka
- utrzymanie — hosting, kopie zapasowe, aktualizacje i sposób zgłaszania zmian
Mała pierwsza wersja ogranicza koszt i ryzyko
Nie każda firma potrzebuje od razu CRM-u, magazynu, raportowania i panelu klienta w jednym systemie. Często lepiej zacząć od procesu, który powoduje najwięcej pracy lub ryzyka, oraz kilku funkcji potrzebnych do jego obsługi.
Taka pierwsza wersja pozwala sprawdzić rozwiązanie w codziennej pracy. Kolejne moduły mają sens dopiero wtedy, gdy wynikają z użycia, a nie z listy pomysłów tworzonej przed wdrożeniem.
Cena początkowa nie jest ceną każdego projektu
W mojej ofercie punktem odniesienia dla niewielkiej aplikacji jest kwota od 4000 zł. Ostateczna wycena zależy jednak od uzgodnionego zakresu, bezpieczeństwa danych, integracji i odpowiedzialności za utrzymanie.
Przed decyzją warto porównać także gotowy system, zmianę procesu i automatyzację. Aplikacja ma sens wtedy, gdy potrzebne funkcje są ważne dla firmy, a dostępne rozwiązania są nieproporcjonalnie rozbudowane, kosztowne albo nie obsługują kluczowego przebiegu.
Jak przygotować się do pierwszej rozmowy
Zamiast specyfikacji technicznej przygotuj przykład jednej rzeczywistej sprawy. Pokaż używane pliki, formularze i wiadomości, wskaż uczestników oraz momenty, w których powstaje opóźnienie lub błąd.
Na tej podstawie można oddzielić funkcje konieczne od wygodnych dodatków i sprawdzić, czy mała aplikacja jest właściwym rozwiązaniem.